Det kan kræve god planlægning, hvis det skal lykkedes at gennemføre et større møde eller arrangement, hvor der dukker mange mennesker op.
Derfor kan det ofte svare sig at bygge sine møder op i en model, der både planlægger, udfører og inkluderer evaluering, så vi kan blive endnu bedre næste gang.
Start med planlægning. Byg det skelet, der skal udgøre arrangementer og dagen. Tænk over, hvem der skal med, hvornår det passer bedst at afholde denne begivenhed og ikke mindst hvor. Sørg for at være ude i god tid, da det kan kræve planlægning, hvis arrangementet skal afholdes et sted, hvor alle skal have lige muligheder for at nå frem.
Stedet skal nemlig vælges med særlig omhu, og gerne sideløbende med jeres planlæggelse, da I alligevel ikke har sendt invitationer ud endnu. Afhængigt af hvordan det udvikler sig, er det bekvemt ikke at have sat sig fast på et sted, hvis planlægningen tager en særlig drejning.
Når der er opbygget et skelet og I er så langt, der er udvalgt et sted, skal I til forberedelsesfasen. Her skal alt det praktiske og alle de logistiske forhold klares. Det betyder også, I skal have svar på, hvor mange mennesker, der møder op til arrangementet eller stormødet, så I kan planlægge nøje og ud fra et budget. Sideløbende med dette, er det som regel på sin plads at kommunikere på relevante platforme, hvad der skal ske og bevare spændingen op til dagen ved at lave løbende PR. Husk også at få styr på forsikringer m.m.
På selve dagen skal I tænke i udførelsen. Hvem skal modtage gæsterne? Skal der tænkes på informationer i form af skiltning, opslag og måske en infostand? Hvordan åbner I arrangementet, og hvem klarer det? Ofte vælger mange at anvende en konferencier, der styrer dagen og sørger for, de rette talere kommer til orde, at grupper mødes og gennemgår deres opgaver og cases, at der samles op på dagen i plenum etc. En konferencier kan være meget vigtig for at holde den røde tråd fra start til slut, mens medhjælpere sørger for, at folk i mindre grupper får gentaget de vigtigste informationer, så alt er forstået korrekt.
Alle stormøder og arrangementer skal naturligvis evalueres. Det optimale er at gøre det digitalt f.eks. ved at bede deltagere gå til et online spørgeskema. Husk desuden altid at takke alle de involverede, der er med til at gøre dagen mulig.
